Desafío

Girl Scouts of Japan es una organización nacional compuesta por 47 consejos scout locales y que tiene alrededor de 40,000 miembros. Forma parte de la Asociación Mundial de las Guías Scouts, el mayor movimiento de voluntarios dedicado a niñas y mujeres jóvenes. La organización Girl Scouts empodera a niñas y a mujeres jóvenes para que desarrollen su máximo potencial mediante la educación no formal.

Como organización nacional, Girl Scouts of Japan tuvo dificultades para mantener una comunicación clara entre los miembros. Debido a la gran cantidad de grupos y miembros de distintas edades, necesitaban un sistema empresarial eficiente y seguro para asegurarse de que todos los grupos tuvieran los mismos objetivos y de que la información personal de los menores estuviera protegida. Al ser una organización que aglutina a los consejos scout locales, sus archivos contienen información personal sobre las niñas y mujeres jóvenes de cada grupo y consejo scout, y sobre los adultos que se desempeñan como líderes. Dado que tienen sedes distribuidas por todo el país, es fundamental controlar y evaluar la eficacia de sus actividades. Los líderes de los grupos y el consejo scout local informan a Girl Scouts of Japan sobre números de asistencia, frecuencia de eventos y otras métricas de resultados para garantizar que su organización sea lo más eficaz posible. Con recursos limitados, necesitaban una solución que pudieran implementar fácilmente en todo el país a través de las diversas ubicaciones de los consejos scout locales.

Historia

Con el "espíritu de las Girl Scouts" de probar cosas nuevas sin miedo, Girl Scouts of Japan ha adoptado el paquete de productos de Google para organizaciones sin fines de lucro con el objetivo de impulsar la eficacia en los distintos municipios y grupos locales que respaldan. Primero, comenzaron a usar Google Workspace para alinear las operaciones comerciales en todos sus consejos scout locales. Incorporar formularios en su sitio web les permite ofrecer programas de educación a distancia a través de Formularios de Google a los miembros de la organización. El programa de educación a distancia hizo posible que una variedad más amplia de miembros pudiera acceder a la información sobre el Escultismo y sobre cómo desarrollar habilidades de liderazgo. Si bien el programa de las Girl Scouts existe desde hace más de un siglo, Girl Scouts of Japan ha modernizado su trabajo mediante cuestionarios de Formularios de Google para ayudar a las niñas y las mujeres jóvenes a incrementar sus conocimientos y habilidades, quienes luego obtienen insignias y distinciones de los consejos scout locales.

El personal de Girl Scouts of Japan tiene varios niveles de conocimiento técnico, y productos como Formularios y Hojas de cálculo les permiten compartir información fácilmente, así como obtener resúmenes de datos sin tener que ingresarlos manualmente. Debido a que se trata de una organización que aglutina a los consejos scout locales, Google Workspace les permite compartir documentación específica con los usuarios del consejo local pertinente, lo cual mejora las medidas de privacidad. Como ahora es posible compartir archivos entre los consejos scout locales, cada grupo puede compartir prácticas recomendadas, ejercicios de formación de equipos y otras actividades para enriquecer su trabajo. Gracias a Gmail y la configuración de privacidad de Google, no necesitan preocuparse por el spam en correos electrónicos, el software malicioso ni otros problemas de seguridad, como solía ocurrir antes. Configurar Google Sites permite que varios consejos scout locales y miembros puedan acceder a información relevante, como manuales y capacitaciones para líderes de grupos. De esta manera, las actualizaciones en tiempo real y la información se pueden compartir rápidamente entre los miembros y consejos scout locales que tienen el respaldo de Girl Scouts of Japan.

Los productos de Google para organizaciones sin fines de lucro no solo tuvieron como resultado mejoras en las operaciones internas, sino que, recientemente, Girl Scouts Japan empleó el programa Google para organizaciones sin fines de lucro en divulgaciones y comunicaciones externas. Con Ad Grants y YouTube, están desarrollando activamente una presencia en línea para sumar nuevos miembros y compartir su increíble trabajo y los eventos que se llevan a cabo en cada lugar. Sus videos de YouTube ayudan a ilustrar la labor que realizan para empoderar a las niñas y las mujeres jóvenes, entre las que se incluyen actividades de trabajo en equipo, canciones colectivas y campamentos de verano locales.

Para compartir información y aumentar la cantidad de personas que asisten a sus eventos, usan Google Maps, que permite ayudar a los interesados en el Escultismo femenino a encontrar fácilmente eventos en todo el territorio de Japón. También usan las API de Google Maps disponibles en el programa Earth Solidario para mostrar una visión global de su impacto en miembros actuales y futuros. Combinando las API de Google Maps con YouTube, crearon un recorrido virtual de cinco oficinas pertenecientes a Girl Scouts de todo el mundo. De este modo, se fomenta una perspectiva global, y los miembros pueden sentir que forman parte de una comunidad mucho más grande y presente en todas partes.

Las herramientas de Google para organizaciones sin fines de lucro no solo sirven para organizar y optimizar los programas de Girl Scouts of Japan, sino que ayudan a dar a conocer el importante trabajo que realizan para alentar y empoderar a las niñas y jóvenes.

Rumiko Meguro, sede de la GSJ, equipo de Relaciones Públicas y Recaudación de Fondos

Impacto

Como se trata de una organización nacional grande, ha sido fundamental incrementar los esfuerzos de manera acorde para lograr buenos resultados. Su programa de educación a distancia, contenido que se determina mediante un Formulario de Google, hizo posible que más de 7,000 miembros recibieran capacitación sobre diversos temas; desde Escultismo femenino hasta habilidades prácticas para la vida diaria. Desde el punto de vista financiero, Google Workspace posibilitó el uso de sistemas de seguridad de mayor calidad que se pueden implementar fácilmente en distintas ubicaciones.

El uso de Google Workspace ha mejorado considerablemente su eficiencia operativa. Antes, solo algunos miembros del personal utilizaban productos de Google, pero Google Workspace aún no estaba instalado en toda la organización. Por este motivo, debían mantener varias cuentas de correo electrónico, lo que representaba un posible riesgo de seguridad. Después de migrar a Google Workspace, cada miembro del personal dispuso de una cuenta única a la que pueden acceder desde cualquier lugar para manejar todas sus necesidades operacionales. Así, se eliminó el riesgo de perder los documentos de un empleado si este dejaba de formar parte del equipo. Google Workspace permite administrar a los usuarios internamente, por lo que las actualizaciones relacionadas con el personal de esta organización tan grande son mucho más rápidas y eficientes. Anteriormente, un miembro del personal a cargo del sistema de tecnología de la información y la comunicación de Girl Scouts of Japan tenía que enviar solicitudes en hojas de cálculo al proveedor externo para hacer cambios en las cuentas, como agregar nuevos miembros o borrar la cuenta de un exempleado. Ahora, requieren menos tiempo para ocuparse de estas operaciones básicas y pueden dedicar su trabajo a expandirse para llegar a más niñas y mujeres jóvenes, y así continuar con la labor del programa.

Las herramientas de Google para organizaciones sin fines de lucro también ampliaron la visibilidad de su organización y de los esfuerzos que realizan para apoyar el desarrollo de niñas y mujeres jóvenes. Antes, sus eventos aparecían en una página del sitio web, que abarcaba docenas de eventos en una lista muy larga en la que los asistentes tenían que hacer clic. Con Google Maps, pudieron incorporar un mapa en el sitio web y agregar actualizaciones sobre eventos en tiempo real. Cada evento está clasificado por color, por mes o por tema (como el "Día de las Girl Scouts") para ayudar a quienes estén interesados en el Escultismo a encontrar rápidamente eventos locales a los que pueden asistir. Al integrar eventos en Google Maps y visualizar la ubicación, lograron aumentar la asistencia con más de 18,000 vistas de la información de los eventos. Los miembros potenciales ya no necesitan buscar dónde es la reunión más cercana. Con solo desplegar el mapa, pueden encontrar oportunidades de conectarse entre sí.

Compartir el importante trabajo que realizan y dar a conocer su impacto en niñas y mujeres jóvenes es esencial para el éxito de Girl Scouts of Japan. Ad Grants ha mejorado su presencia en línea, lo que generó más de 3,000 visitantes mensuales a su sitio y, a su vez, provocó un aumento del 500% de visitantes en tan solo dos meses. Para campañas globales como "Alto a la violencia", crearon avisos con los que se promovió la igualdad de género y la protección contra la violencia a fin de concientizar y aumentar la cobertura mediática de la campaña en Japón. De un modo similar, en su canal de YouTube, podemos ver una lista de reproducción en la que las Girl Scouts interpretan la canción de palmas con palmas "I’ll Think of You", de Kurt Schneider, como actividad para fomentar el trabajo en equipo. Distintos grupos y consejos scout locales aportaron su video. Hasta ahora, se recibieron 43 contribuciones. Estos videos se usan para mostrar ejemplos de actividades que realizan las Girl Scouts y para atraer a nuevos miembros potenciales al sitio web a través de tarjetas y anotaciones. Algunos de los videos ya superan las 20,000 vistas; YouTube ha sido un recurso clave a la hora de mostrar el trabajo que realizan para apoyar y empoderar a niñas y mujeres jóvenes.

Girl Scouts of Japan cuenta con una gran cantidad de programas; desde uno de autoestima desarrollado en conjunto con la WAGGGS y DOVE y una campaña llamada "Alto a la violencia" a favor de disminuir la violencia hacia las mujeres hasta varios campamentos y eventos en todo el país. Las herramientas de Google para organizaciones sin fines de lucro no solo sirven para organizar y optimizar los programas, sino que ayudan a dar a conocer el importante trabajo que realizan para alentar y empoderar a las niñas y jóvenes.